Imate težave z računovodstvom? Kdaj je čas za menjavo računovodskega servisa?

Urejeno računovodstvo je eden izmed temeljev uspešnega poslovanja vsakega podjetja, samostojnega podjetnika, zavoda ali društva. Pregledno finančno stanje, pravočasno izpolnjevanje davčnih obveznosti in poslovanje v skladu z veljavno zakonodajo so ključni za stabilnost in dolgoročni razvoj organizacije. Toda kaj storiti, ko računovodski servis ne izpolnjuje pričakovanj, prihaja do napak ali pa računovodja ni dosegljiv, ko ga najbolj potrebujete? Kdaj je pravi čas za menjavo računovodskega servisa in kako poiskati zanesljivega ponudnika?

Računovodstvo ni zgolj knjiženje računov in oddajanje davčnih obračunov. Kakovostna računovodska podpora podjetnikom in drugim organizacijam omogoča boljši pregled nad poslovanjem, učinkovitejše načrtovanje stroškov ter pravočasno sprejemanje pomembnih finančnih odločitev.

Različne organizacijske oblike imajo različne računovodske potrebe. Samostojni podjetnik, ki opravlja storitveno dejavnost, praviloma potrebuje drugačen obseg storitev kot proizvodno podjetje z več deset zaposlenimi ali športno društvo, ki sredstva pridobiva iz članarin, donacij in javnih razpisov.

Katere računovodske storitve potrebujejo različne organizacije?

Obseg računovodskih storitev je odvisen predvsem od organizacijske oblike, načina obdavčitve, velikosti organizacije, števila zaposlenih in vrste dejavnosti.

Organizacija	Ključne računovodske storitve
Samostojni podjetnik – storitvena dejavnost	Izdaja računov, evidence stroškov in prihodkov, knjigovodstvo glede na način obdavčitve, davčni obračun, obračun DDV ob vključitvi v sistem DDV
Športno društvo	Vodenje poslovnih knjig, evidentiranje članarin, donacij in drugih prihodkov, spremljanje namenske porabe sredstev, priprava letnih poročil, davčne obveznosti
Zasebni zavod	Knjigovodstvo, vodenje prihodkov in odhodkov, obračun plač, spremljanje projektnih sredstev, priprava letnih bilanc in davčnih obračunov
Proizvodno podjetje	Dvostavno knjigovodstvo, vodenje glavne knjige, spremljanje zalog in proizvodnih stroškov, obračun DDV, obračun plač, priprava računovodskih izkazov
Storitveno podjetje (d. o. o.)	Knjiženje računov, vodenje glavne knjige, evidence stroškov in prihodkov, obračun plač, obračun DDV, priprava letnih bilanc in davčno svetovanje

*Opomba: Tabela prikazuje značilne računovodske potrebe. Dejanske obveznosti so odvisne od pravne oblike, davčnega statusa, dejavnosti in drugih okoliščin. Tudi enostavno knjigovodstvo in dvostavno knjigovodstvo nista poljubni izbiri, temveč je njuna uporaba vezana na predpisane pogoje.

Manjši ali večji računovodski servis – katerega izbrati?

Danes je na trgu veliko ponudnikov računovodskih storitev. Na eni strani so manjši računovodski servisi, kjer za celotno računovodstvo skrbi en računovodja ali knjigovodja, na drugi pa večja računovodska podjetja, v katerih so zaposleni specializirani za posamezna področja.

Manjši računovodski servisi pogosto omogočajo bolj oseben pristop. Stranka ima neposreden stik z računovodjo, ki dobro pozna njeno poslovanje, potrebe in posebnosti dejavnosti. Takšen način sodelovanja je lahko posebej primeren za samostojne podjetnike, manjša podjetja in društva.

Večji računovodski servisi pa imajo običajno širši nabor strokovnjakov. Poleg osnovnega knjigovodstva lahko zagotavljajo tudi zahtevnejše davčno svetovanje, obračun plač, računovodsko spremljanje večjih projektov in druge finančne storitve.

Velikost računovodskega servisa sama po sebi ni zagotovilo za kakovost. Pomembneje je, da ponudnik razume vaše poslovanje in zagotavlja storitve, ki jih dejansko potrebujete.

Katere so najpomembnejše lastnosti dobrega računovodje?

Dober računovodja ni zgolj oseba, ki pravočasno oddaja dokumentacijo. Je tudi pomemben poslovni partner, ki podjetnika opozarja na obveznosti, morebitna tveganja in priložnosti za izboljšanje finančnega poslovanja.

Pri izbiri računovodskega servisa je smiselno preveriti predvsem naslednje lastnosti:

Pomembna prednost je tudi uporaba sodobnih digitalnih rešitev, ki omogočajo elektronsko izmenjavo dokumentacije, pregled nad poslovanjem in učinkovitejše sodelovanje.

Sedem opozorilnih znakov, da je čas za menjavo računovodskega servisa

Nezadovoljstvo z računovodstvom se običajno ne pojavi čez noč. Pogosto se začne z manjšimi težavami, ki sčasoma postanejo vse bolj moteče.

1. Računovodja je pogosto nedosegljiv. Na elektronsko pošto ne odgovarja, telefonski klici ostajajo neodgovorjeni, pomembna vprašanja pa se rešujejo prepočasi.

2. Pojavljajo se napake pri obračunih. Nepravilno knjiženje, napačen obračun DDV ali zamujanje zakonskih rokov lahko povzročijo dodatne stroške in zaplete.

3. Nimate pregleda nad finančnim stanjem. Če računovodski servis ne zagotavlja razumljivih podatkov o prihodkih, stroških in poslovnem rezultatu, je sprejemanje poslovnih odločitev precej težje.

4. O spremembah zakonodaje niste pravočasno obveščeni. Podjetniki pogosto pričakujejo, da jih bo računovodja opozoril na spremembe, ki neposredno vplivajo na njihovo poslovanje.

5. Stroški računovodskih storitev so nejasni. Mesečni račun se povečuje, dodatne storitve pa se zaračunavajo brez predhodnega pojasnila.

6. Računovodski servis ne pozna posebnosti vaše dejavnosti. Računovodstvo proizvodnega podjetja, društva ali zavoda ima svoje posebnosti, zato je poznavanje področja pomembno.

7. Računovodska podpora ne sledi rasti podjetja. Ob povečanem obsegu poslovanja, zaposlovanju ali širitvi na tuje trge lahko podjetje potrebuje zahtevnejše računovodske storitve.

Če se s katero od naštetih težav srečujete dlje časa in kljub opozorilom ni izboljšanja, je smiselno razmisliti o zamenjavi ponudnika.

Kako poiskati dober računovodski servis?

Iskanja novega računovodskega servisa se je najbolje lotiti sistematično. Preden začnete primerjati ponudnike, določite, katere storitve potrebujete.

Ali potrebujete zgolj osnovno knjigovodstvo in letni davčni obračun? Imate zaposlene in potrebujete mesečni obračun plač? Poslujete s tujino, ste zavezanci za DDV ali potrebujete tudi davčno svetovanje?

Ko poznate svoje potrebe, lahko začnete iskati ustrezne ponudnike.

Na spletnem portalu 1818.si so na enem mestu predstavljeni ponudniki različnih storitev, med njimi tudi računovodski servisi. V kategoriji Računovodstvo in knjigovodstvo lahko poiščete ponudnike računovodskih in knjigovodskih storitev ter preverite, kateri bi lahko ustrezali vašemu načinu poslovanja.

Pri primerjavi ponudnikov preverite njihove izkušnje, področja specializacije, način komunikacije in obseg storitev. Koristno je pridobiti vsaj dve ali tri ponudbe, saj boste tako lažje primerjali cene in ugotovili, kaj posamezni računovodski servis vključuje v mesečni paket.

Najcenejši računovodski servis ni nujno tudi najugodnejši. Nekoliko višja mesečna cena lahko pomeni boljšo odzivnost, kakovostnejše svetovanje in manj težav pri poslovanju.

Kako poteka menjava računovodskega servisa?

Menjava računovodskega servisa je lahko precej preprosta, če je pravočasno načrtovana. Najprej preverite odpovedne pogoje obstoječe pogodbe in se z novim ponudnikom dogovorite o datumu prevzema računovodstva.

Pomembno je, da se ustrezno prenesejo poslovne knjige, računovodske evidence, odprte terjatve in obveznosti, podatki o osnovnih sredstvih, dokumentacija za obračun plač ter druga potrebna dokumentacija.

Pred prevzemom je priporočljivo preveriti tudi stanje oddanih davčnih obračunov in morebitnih odprtih obveznosti. Urediti je treba potrebna pooblastila in dostop do računovodskih sistemov.

Čeprav se številna podjetja za menjavo odločijo ob zaključku poslovnega leta, je računovodski servis mogoče zamenjati tudi med letom. Pomembno je predvsem, da se zagotovi neprekinjeno vodenje poslovnih knjig in pravočasno izpolnjevanje vseh zakonskih obveznosti.

Kakovostno računovodstvo je naložba v varnejše poslovanje.

Naročnik oglasa: spletni portal 1818.si