Catering za večje število gostov: Kako preprečiti najpogostejše organizacijske težave?
Dobra organizacija je ključ do uspešne izvedbe vsakega dogodka, še posebej takrat, ko ta vključuje pogostitev večjega števila gostov. Ne glede na to, ali pripravljamo službene zabave, rojstnodnevne zabave, poslovna srečanja, team building ali večje prireditve, je hrana na dogodku pomemben del celotne izkušnje. Pogostitev mora biti prilagojena številu gostov, programu dogodka, strukturi obiskovalcev in ambientu, v katerem dogodek poteka. Prav zato je kakovosten in zanesljiv catering pogosto ena najpomembnejših odločitev pri organizaciji.
Organizacija dogodkov zahteva veliko usklajevanja, pri čemer lahko prav priprava in postrežba hrane povzročita največ nepredvidenih težav. Premalo hrane, neustrezna izbira jedi, predolge vrste pred samopostrežnim bifejem, pomanjkanje krožnikov ali zamude pri dostavi lahko hitro pokvarijo sicer dobro načrtovan dogodek.
Dobra novica je, da je danes mogoče najti kakovostne, zanesljive in preverljive ponudnike cateringa, ki poleg priprave hrane poskrbijo tudi za dostavo, postavitev, postrežbo in potrebno opremo. Pomembno pa je, da pred izbiro ponudnika dobro premislimo, kakšno pogostitev pravzaprav potrebujemo.
Kaj je treba preveriti, preden začnemo iskati ponudnika cateringa?
Preden pošljemo povpraševanje, si moramo odgovoriti na nekaj osnovnih vprašanj. Odgovori bodo ponudnikom omogočili pripravo ustrezne ponudbe, nam pa olajšali primerjavo cen in storitev.
Kontrolni seznam za organizacijo pogostitve:
Pri izbiri ponudnika je priporočljivo preveriti tudi reference, fotografije že izvedenih pogostitev, ocene naročnikov in izkušnje s podobno velikimi dogodki.
Na spletnem portalu 1818.si lahko poiščete ponudnike različnih storitev, med njimi tudi izvajalce cateringa, ponudnike pogostitev ter prostore in lokacije za organizacijo dogodkov.
Koliko različnih jedi ponuditi glede na število gostov?
Ena najpogostejših dilem je, koliko hrane in koliko različnih jedi pripraviti. Večja izbira še ne pomeni nujno boljše pogostitve. Pomembneje je, da so jedi kakovostne, raznolike in primerne za način postrežbe.
Manjši dogodki – do 30 gostov
Priporočljivih je približno 4–6 različnih vrst jedi. Dobra izbira so kanapeji, mini sendviči, slani prigrizki, solate v kozarčkih in manjše sladice. Pogosto zadostuje hladni bife.
Srednje veliki dogodki – do 100 gostov
Smiselno je ponuditi približno 6–10 različnih jedi. Priporočljiva je kombinacija hladnega in toplega bifeja, mesnih in brezmesnih jedi ter sladic.
Večje prireditve – do 300 gostov
Ponudba lahko vključuje 10–15 različnih jedi, vendar je še pomembnejša organizacija več postrežnih mest. Tako preprečimo gnečo in poskrbimo, da gostje do hrane pridejo brez dolgega čakanja.
Navedeno število jedi je okvirno priporočilo. Končno izbiro je treba prilagoditi trajanju dogodka, predvideni količini hrane na osebo in temu, ali pogostitev nadomešča celoten obrok ali predstavlja le prigrizek.
Hladni bife, topli bife ali fingerfood – kaj izbrati?
Vrsta pogostitve je odvisna predvsem od programa dogodka.
Hladni bife je primeren za krajša poslovna srečanja, otvoritve, sprejeme in dogodke, kjer se gostje prosto gibljejo. Običajno vključuje narezke, sire, solate, namaze, kanapeje in različne prigrizke.
Topli bife je boljša izbira za daljša srečanja, zaključke poslovnega leta in praznovanja, kjer gostje pričakujejo konkretnejši obrok. Ponudba lahko vključuje mesne jedi, priloge, zelenjavne jedi in tople omake.
Fingerfood pa postaja vse bolj priljubljena oblika pogostitve, saj omogoča uživanje hrane brez klasičnega jedilnega pribora. Mini burgerji, tortilje, kanapeji, majhni slani grižljaji in monoporcijske tortice so posebej primerni za dogodke, kjer gostje stojijo, se družijo in pogovarjajo.
Kako postreči hrano, da se gosti lahko premikajo z njo?
Pri večjih dogodkih je pomembno razmisliti tudi o embalaži. Če želimo, da si gostje hrano sami naložijo in se premikajo z njo, moramo zagotoviti ustrezne posodice.
Za hladne jedi so primerne kartonske posodice. Za tople obroke potrebujemo embalažo, ki je namenjena stiku z vročo hrano in omogoča varen prenos. Pri jedeh z omakami je pomembno, da je embalaža dovolj globoka.
Kdo poskrbi za krožnike, pribor in grelnike hrane?
Pogosta organizacijska napaka je predpostavka, da catering samodejno vključuje tudi vso potrebno opremo.
Nekateri ponudniki zagotavljajo samo pripravo hrane po naročilu in dostavo, drugi pa ponujajo celovito storitev, ki vključuje postavitev bifeja, krožnike, pribor, kozarce, servirne posode, grelnike hrane, osebje in končno pospravljanje.
Pri toplem bifeju so posebej pomembni profesionalni grelniki oziroma posode za vzdrževanje ustrezne temperature hrane. Preveriti je treba tudi dostop do elektrike, vode in prostorov za pripravo postrežbe.
Pred potrditvijo naročila zahtevajte pisno ponudbo, v kateri je jasno navedeno, kaj cena vključuje in katere storitve se dodatno zaračunajo.
Primer pogostitve za 80 zaposlenih ob zaključku poslovnega leta
Predstavljajmo si podjetje, ki decembra organizira druženje za približno 80 zaposlenih. Dogodek bo trajal tri ure, udeleženci pa se bodo večinoma družili stoje, ob visokih mizah.
V takšnem primeru bi bila primerna kombinacija hladnega bifeja, nekaj toplih jedi in manjših sladic.
| Hladne jedi
Mini sendviči, kanapeji s pršutom in sirom, zelenjavne tortilje, sezonske solate. |
Tople jedi
Piščančja nabodala, mini burgerji, pečen krompirček, zelenjavni polpeti. |
| Sladice
Monoporcijske tortice, mini sadne sladice in čokoladni grižljaji. |
Pijača
Voda, sokovi, kava, čaj ter po želji druge pijače. |
Takšna ponudba omogoča dovolj raznolikosti, hkrati pa ne zahteva klasične postrežbe za mizami. Pri naročilu je pomembno upoštevati prehranske omejitve zaposlenih in dejstvo, da bodo nekateri gostje pojedli več kot drugi.
Najpogostejše težave pri cateringu in kako jih preprečiti
Pri organizaciji pogostitev za večje število ljudi se pogosto ponavljajo podobne težave: premalo hrane, zamude pri dostavi, neustrezna temperatura jedi, premajhne servirne površine in pomanjkanje osebja.
Večini teh težav se lahko izognemo s pravočasnim načrtovanjem. Ponudnika je priporočljivo rezervirati dovolj zgodaj, še posebej v decembru, ko so službene zabave in zaključki poslovnega leta zelo pogosti.
Nekaj dni pred dogodkom je smiselno ponovno potrditi število gostov, jedilnik, čas dostave, lokacijo postrežbe in kontaktno osebo, ki bo odgovorna za prevzem hrane.
Pri večjih prireditvah se je dobro dogovoriti tudi za postopno dopolnjevanje bifeja, saj tako hrana ostane privlačna, sveža in ustrezno postrežena.
Kje poiskati zanesljive ponudnike cateringa in pogostitev?
Izbira pravega ponudnika lahko organizatorju prihrani veliko časa, dela in nepotrebnih skrbi. Pomembno je poiskati izvajalca, ki ima izkušnje z dogodki podobne velikosti, razume naše potrebe in zna svetovati glede količin, izbire jedi ter načina postrežbe.
Na spletnem portalu 1818.si lahko poiščete različne ponudnike storitev po Sloveniji. V kategoriji Gostinske storitve lahko raziskujete ponudbo gostinskih izvajalcev, med njimi tudi ponudnikov pogostitev in cateringa. Portal je uporabno izhodišče tudi pri iskanju primernih prostorov in lokacij za dogodke.
Ne glede na to, ali načrtujete manjšo rojstnodnevno zabavo, team building, poslovno srečanje ali večjo prireditev, je priporočljivo pridobiti več ponudb in preveriti, kaj posamezni izvajalec dejansko zagotavlja.
Uspešna pogostitev namreč ni odvisna samo od okusne hrane, temveč tudi od pravočasne dostave, ustrezne opreme, dobre postrežbe in zanesljivega sodelovanja. Ko za te podrobnosti poskrbi izkušen ponudnik cateringa, se lahko organizator posveti tistemu, kar je na dogodku najpomembnejše – gostom in prijetnemu druženju.
Naročnik oglasa: spletni portal 1818.si