Minutke za slovenščino: Kako napisati e-sporočilo?

Ker so bile minule minutke napisane v maniri e-sporočil in pogostih napak, s katerimi se srečujem(o) vsakodnevno, bi bilo tokrat prav, da na kratko opišemo, kako pravilno napisati službeno e-sporočilo, da izpademo profesionalni in spoštljivi do naslovnika in navsezadnje do slovenske pisane besede.

Vsak začetek je težak … Ne, saj ne!

Zadeva naj bo kratka in jedrnata, da bralca povabi k branju, na primer: Oddelčni sestanek v aprilu, nikakor pa ne pišite Zadeva: Oddelčni sestanek v aprilu, saj je jasno, da gre za opis zadeve. V uradni komunikaciji je najbolj primeren pozdrav Spoštovani, ki naj mu sledi mala začetnica, če za pozdravom zapišemo vejico, oziroma velika začetnica, če zapišemo Spoštovani! Z nekaterimi smo večkrat v stiku, zato je morda ta pozdrav kanček preveč uraden – v takšnih primerih zapišemo Pozdravljeni, gospod Novak ali Pozdravljeni, gospod Janez (odvisno od situacije). Ne pozabimo na vejico!

Kaj zapišemo v jedru?

Jedro naj vsebuje vse pomembne informacije, ki jih mora prejemnik vedeti. Zadeve, ki jih želimo poudariti (datumi, določene besede …) lahko odebelimo, klicajem se mogoče rajši izognimo. Daljše besedilo lahko zaradi boljše preglednosti razdelimo po odstavkih, za naštevanje uporabimo alinejne pomišljaje. Naštevanje po alinejah zahteva določena pravila: če gre za eno besedo, zanjo postavimo vejico, malo daljše povedi zaključimo s podpičjem – oboje z malo začetnico, kjer gre pa za več stavkov v eni alineji pa na koncu postavimo piko (v tem primeru se stavek začne z veliko začetnico). V vsakem primeru je pri zadnji alineji končno ločilo pika.

Pa en lep pozdrav za konec … Z vejico?

Pozdrava Lep pozdrav in Lep dan sta povsem primerna v poslovni komunikaciji, je pa vejica, ki jo ponavadi uporabimo za pozdravom, odveč. Svoje ime zapišemo v vrstico za pozdravom:

Lep pozdrav
Tamara

Ja, pravopis je pomemben, zato e-sporočilo pred pošiljanjem le preberite še enkrat in popravite morebitne tiskarske škratke. In ne pozabite na prosim in hvala – saj veste, lepa beseda lepo mesto najde!

Avtor: Tamara Stefanović; Foto: umetna inteligenca (ChatGPT)